Auditul de comunicare este un program de evaluare completa a tuturor asset-urilor de comunicare ale unei companii (comunicare interna, externa, de brand, reputationala, de risc etc) in urma caruia echipa de consultanti ofera managementului un set complet de masuri si recomandari privind optimizarea comunicarii companiei.

De cele mai multe ori un astfel de program este strans legat de proiecte de management organizational (restructurari / reorganizari interne), de situatii de preluare / vanzare a companiei, divizare sau fuziune, repozitionare etc.

Etapele generale ale unui proiect de audit de comunicare

CERINTE CLARE PENTRU PROIECTUL DE AUDIT

Sunt mai multe tipuri de audit de comunicare si mai multe variante / tehnici de planificare a unui astfel de proiect. Succesul unui audit de comunicre depinde in mare parte de claritatea obiectivelor clientului astfel incat, pe baza acestora, consultantul sa propuna cea mai potrivita planificare a proiectului.

Unii clienti doresc o analiza extensiva a tuturor resurselor de comunicare ale unei companii (cu accent pe analiza) in timp ce alti clienti doresc o evaluare generala a intregului proces de comunicare organizationala in vederea reorganizarii acestuia (cu accent pe restructurare). De aceea, claritatea obectivelor de proiect din partea clientului este de accea extrem de importanta.

PROIECT AUDIT

Pe baza obiectielor de proiect stabilite, consultantul va propune un plan (management de proiect) pentru auditul de comunicare. Tine de experienta si competenta acestuia ca managmentul de proiect sa fie corect si realizabil. In orice caz, din acest proiect nu trebuie sa lipseasca:

etapele de proiect
durata estimata a acestora
resursele implicate (echipa, roluri, functii etc)
livrabile pentru fiecare etapa in parte (documente de proiect, rapoarte etc)
rezultatele estimate
riscuri pentru proiect
reguli clare pentru managementul de proiect

METODE / TEHNICI DE ANALIZA

Auditul de comunicare consta, in cea mai mare parte, in aplicarea unui set de tehnici de analiza sau metodologii de evaluare care tin de comunicare. In functie de complexitatea proiectului, acestea pot merge de la simple evaluari generale (prin chestionare sau pe baza documentatiilor secundare) pana la metodologii de analiza organizationala complexa.

RAPOARTE PRELIMINARE

Auditul de comunicare presupune o permanenta analiza a rezultatelor preliminare obtinute astfel incat fiecare dintre concluziile preliminare ale unei etape sa poata fi incluse in etapele urmatoare. De aceea, consultantii trebuie sa prezinte periodic rapoarte preliminare si sa stabileasca masuri pentru optimizarea proiectului.

RAPORT FINAL AUDIT

Raportul final de audit este si documentul care contine toate datele proiectului (descriere, concluzii, recomandari, riscuri etc). De asemenea, acest raport trebuie sa contina si un plan concret de masuri pentru opitmizarea comunicarii organizationale dar si o analiza solida a riscurilor la care se expune compania (din perspectiva comunicarii).

Oricat de putin complex ar fi un audit de comunicare, totusi din raportul final nu pot lipsi:

harta fluxurilor si proceselor de comunicare interna
analiza detaliata a imaginii externe a companiei
structura reputationala a acesteia
analiza de risc de imagine
recomandari
plan de masuri
estimari implementare (buget / durata)
rezultate estimate post implementare

PROGRAM IMPLEMENTARE MASURI

De obicei, programul de imaplementare a masurilor de optimiare a comunicarii organizationale se face cu consultanta din partea managerului de proiect pentru auditul de comunicare deja derulat (dar acest lucru nu este obligatoriu).

Ce ar trebui a stiu inainte de a demara un astfel de proiect?

Fii pregatit pentru un proiect pe termen lung
Auditul de comunicare este un proiect de lunga durata (in medie 4-8 luni). Acesta presupune un efort constant si pe termen lung din partea echipei care va face parte din proiect.

Stabileste cu claritate obiectivele de proiect
Cu cat obiectivele proiectului sunt mai clare cu atat acesta va dura mai putin, va fi mai eficient si, implicit, va avea un cost total mai redus.

Pregateste-ti o echipa potrivita pentru implementarea proiectului
Auditul de comunicare este derulat de o echipa de consultanti externi insa acestia vor lucra cu o echipa de proiect din compania ta. Asa ca asigura-te ca echipa pe care o formezi e alcatuita din oamenii potriviti, pe care te poti baza si cu care deja ai avut inainte rezultate satisfacatoare.

Cunostintele de project management sunt importante
Auditul de comunicare este condus prin management de proiect.
Este important ca membrii echipei tale sa aiba cunostinte de management de proiect sau sa participe la training-urile de proiect realizate de consultanti.

Implicarea managementului in proiect este o necesitate
Auditul de comunicare nu poate avea succes daca managementul companiei nu va sprijini direct acest proiect.

Comunicarea interna este obligatorie
Proiectul de audit de comunicare este, in sine, un proiect de comunicare organizationala. In anumite etape de proiect vor fi necesare programe de comunicare interna (mai rar, de comunicare externa) de al caror succes poate depinde chiar proiectul in sine.